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Dokumentenmanagementsystem
Die heutige Gesellschaft entwickelt sich zunehmend gegen die Papierverwendung und versucht stattdessen, diese Dokumente mit Hilfe der heutigen technischen Möglichkeiten in die elektronische Form umzugestalten (sogenanntes Dokumentenmanagement).
Unter Dokumentenmanagement versteht man also die Archivierung papiergebundener Dokumente in elektronischer Form durch dafür geeignete Programme, auch Dokumentenmanagement Software genannt.
Die Aufgaben solcher Dokumentenmanagement Systeme ist die Erfassung und Umsetzung von Informationen, die Erfassung von Attributen, die sichere Ablage der Dokumente, sowie die Datensicherung. Durch das Einsetzen solcher Programme wird also die Zugriffszeit und Ablagezeit verkürzt, da diese mit einfachen Eingabemasken ausgerüstet ist und sich die Dokumente so schneller finden lassen. Auch werden Bürokosten und Systemkosten gespart, die Produktivität durch effizienteres Arbeiten verbessert und der Platzbedarf reduziert, was wiederum zu Kosteneinsparungen führt. Durch die Papiereinsparung wird ein erhebliches Zeichen gesetzt, was die Vorsätze der Menschen betreffend die Fairness gegenüber der Natur angeht. Wo Papier gespart wird, wird weniger solches benötigt und wichtige Lebensräume werden durch den Erhalt vieler Wälder gesichert.
Ein auf den ersten Blick erkennbarer Nachteil eines solchen Dokumentenmanagementsystems ist jedoch, dass so auch der Bedarf an qualifiziertem Personal sinkt, da der Technikfortschritt doch erheblich Arbeit einspart. Auch ältere Arbeitnehmer fühlen sich auf dem Arbeitsmarkt nicht mehr qualifiziert genug, da sie oft selbst einfache technische Fortschritte geistig nicht nachvollziehen können, dadurch das Arbeiten mit diversen Programmen für sie unmöglich ist. Das Bedienen eines ERP Programms oder auch anderer Wirtschaftssoftware bedeutet eine große Herausforderung für diesen Typ der Arbeitnehmer.
Die jüngere Generation jedoch wächst in diese technische Begeisterung hinein, was bedeutet, dass sich unsere Gesellschaft nach und nach dem technischen Fortschritt anpassen wird.