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DMS Software Auswahl

Die Auswahl sowie die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems stellt für viele Betriebe eine komplexe Herausforderung dar. Allzu groß ist die Masse an Systemen, zu undurchsichtig das Angebot der zahlreichen Anbieter. Da die Funktionalitäten von DMS Software sehr vielschichtig sind, ist es ratsam, die zu unterstützenden Prozesse vorab genau zu spezifizieren.

Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl der DMS Software sind dann der Funktionsumfang der Software im Standard, die Flexibilität sprich Anpassbarkeit der Software sowie die Integration mit anderen betriebswirtschaftlich relevanten Bereichen, z.B. CRM oder Warenwirtschaft.

Während Funktionalität und Flexibilität von DMS Systemen relativ einfach aufgrund der Herstellerangaben und durch Softwaredemonstrationen auf Messen bzw. per persönlichem Termin überprüfbar sind, wird es bei der Integration weiterer betriebswirtschaftlicher Bereiche schon etwas schwieriger. Hier empfiehlt es sich, auf Referenzprojekte des Anbieters zu achten. Eventuell vorhandene Anwendungsberichte oder Success Stories geben häufig Auskunft zum praktischen Nutzen der Software über die unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Bereiche hinweg.

Einer der größten Fehler, die bei der Auswahl von DMS Software unterlaufen können, ist die Einführung einer isolierten DMS Software ohne dabei die Unternehmensprozesse ganzheitlich zu betrachten. Es gilt, im Zuge einer DMS Einführung Insellösungen abzubauen, um unnötigen Aufwand, bspw. durch das ständige Öffnen eines neuen Programms, zu verhindern. Eine einheitliche Softwarelandschaft hilft dabei, Abläufe zu beschleunigen und Kosten zu sparen.